In goed overleg vergaderden in het nieuwe pand van Parkeergebouwen vanmorgen tot ver na de lunch een delegatie van het bestuur met een delegatie van Parkeergebouwen, samen met de notaris en IRS+. Onderwerpen het tweede conceptadvies en de cijfers inzake de financiële consequentie voor elk van de partijen. Ook is gesproken over "goed bestuur", de kosten van de verzekeringspolis en of het mogelijk is alsnog eind 2014 een ALV te organiseren zoals beloofd.
Partijen spraken in goede sfeer over het technisch advies en het concept advies van de notaris. Het 2e concept week op een aantal punten sterk af van het eerste advies, omdat de leidingen etc. allemaal wel gemeenschappelijk zijn, maar bijvoorbeeld het apparaat dat is aangesloten (branddeur/TL-bak etc.) nu weer wordt toegerekend aan de VVE waar deze hangt. Zo zien beide eigenaren ook nog een paar andere onderdelen, waarbij om onduidelijke redenen, onderdelen nu wel of juist niet uit/in de gemeenschappelijke keten zijn bedacht, terwijl de gehele keten gemeenschappelijk is, dus inclusief de onderdelen of die nu op de -1, of -2 hangen. Mede omdat het onderdeel vereist is volgens de vergunning.
Nog geen overeenstemming
Partijen kwamen er in dit constructief overleg vandaag dus niet uit. Zij hebben wel gefilosofeerd over hoe een en ander in de te tekenen overeenkomst (ex artikel 23B van de splitsingakte) wellicht (ook) een plek kan krijgen. Voor inzicht in de financiële consequenties had Parkeergebouwen berekeningen gemaakt. Echt duidelijk werd het niet. Partijen kiezen daarom voor een transparantere methode door de nota's te gebruiken die de basis waren voor afgekeurde facturen over 2012 en 2013. Hieruit volgen nieuwe facturen (een voor de VVE Parkeergarage en een voor de VVE Bewonersgarage). De kosten worden dan een VVE toebedeeld op basis van de nu voorliggende adviezen. Afgezet tegenover de eerder verstuurde rekeningen van Parkeergebouwen over 2012 en 2013 levert dat een verschil op.
Inzicht
Wellicht levert dat verschil in bedragen inzicht op voor het verleden en wat daarmee te doen en in het kiezen wat een beter (toekomstbestendig) scenario is; de gehele gemeenschappelijke keten in stand laten, of de eindcomponent toch "toe-eigenen" aan de VVE waar het hangt. Dat heeft ook implicaties voor de rol van Parkeergebouwen als technisch beheerder en komt het volledig eigenaarschap/beslismacht weer om de hoek kijken.
Goed bestuur
Tevens is gesproken over "goed bestuur" (governance) in relatie tot de eigen en externe VVE-en. Dat gaat niet alleen over wie vertegenwoordigt wie bij welke VVE-en en met welk mandaat, maar ook hoe besluitvorming van onderop tot stand komt. Daarbij speelt steeds de realiteit dat de ene VVE feitelijk het lid is van de ALV van een bovengelegen VVE (met 50% van de stemmen). Concreet werd het toen de gestegen kosten van de verzekeringspolis aan de orde kwamen en de inzet van VVE Parkeergarage als lid van VVE Markenhoven (lees ook Gesprek met Stadgenoot).
Door tijgebrek geen ALV meer in 2014
Partijen streefden er naar om begin december de nieuwe facturen in elkaar te zetten. Die zouden dan ook kunnen dienen om nieuwe jaarrekeningen 2012 en 2013 te maken en in december voor te leggen aan de ALV zoals was beloofd. Dat is niet gelukt door de verhuizing en door de recente reorganisatie bij Parkeergebouwen. Parkeergebouwen moet het nu doen met een minimale bezetting. De cijfers kunnen nu niet eerder dan medio december geleverd en besproken worden. Partijen hebben dan wel een afspraak staan en hebben het voornemen om keuzes te maken. Die keuzes worden voorgelegd aan de ALV, inclusief de jaarrekeningen 2012 en 2013, die echter eerst aller instemming moeten hebben. Dan pas kan er daadwerkelijk iets worden voorgelegd aan de ALV.
Andere acties zijn alleen nog in een voorbereidende fase zoals de begroting (2015), de inhoud van het contract (ex artikel 23B van de splitsingakte), inclusief Service level agreement (Dienstenniveau-overeenkomst) etc. en de Meer Jaren Onderhouds Begroting. Die zaken kunnen dus echt niet eerder besproken worden dan in een volgende ALV ergens in april/mei 2015.
Daarmee vervalt noodgedwongen de toegezegde ALV vòòr eind 2014. De leden zullen zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gebracht, waarom een ALV nu niet zinvol is. Het streven is wel om de ALV in januari 2015 te houden (een maandje later dus). Partijen zijn op zoek naar een concrete datum, deze ALV-datum wordt dan meteen gecommuniceerd. Wordt dus vervolgd.
