Voordat de officiële notulen verzonden worden treft u een kort verslag aan van de ALV Koopparkeerplaatsen van de 23e november.
Door alle toegezonden machtigigen was het quorum aanwezig om besluiten te kunnen nemen. Voor iedereen was het nog wennen om alleen met de leden van de VVE Koopparkeerplaatsen te vergaderen. In tegenstelling tot voorheen gebruikelijke “gecombineerde vergadering” is deze “alleen leden”- vergadering conform de splitsingsakten van deze en bovengelegen VVE-en, die voorschrijven dat de besluitvorming van onderop moet plaatsvinden. Maar bovenal correct omdat juist in deze ALV ter discussie staat of de akten in het verleden zijn nageleefd en hoe het dan wel moet. Daartoe stond o.a. het advies van de notaris en de uitwerking daarvan op de agenda. De nieuwe werkwijze maakt daarnaast een eenduidige verslaglegging mogelijk en dat geeft vorm aan de mandatering van het bestuur om in de vervolgvergadering in de bovengelegen VVE-en te kunnen besluiten.
Schuiven in de agenda
Doordat Parkeergebouwen uiteindelijk financiële input leverde, maakte dat voor het bestuur mogelijk om een volwaardige agenda aan de leden van de VVE Koopparkeerplaatsen voor te leggen. Doel van het bestuur was om de verantwoording af te leggen wat er gebeurd is sinds de ALV 2014 en de vertrekkende bestuursleden te dechargeren. Daarom werden de voor dat doel de met elkaar samenhangende agendapunten naar voren gehaald.
Kort werden de mededelingen en binnengekomen stukken in de toelichting op de agenda besproken. Aangevuld werd met de mededeling dat er twee kandidaten zijn voor het bestuur en ter bespreking doorgeschoven naar agendapunt 18. De ALV stelde de notulen van 26 juni 2014 vast en gaf het bestuur de gevraagde mandaten.
Advies van de notaris
Door het schuiven in de agenda besprak de ALV vervolgens het advies van de notaris (oorspronkelijk agendapunt 11). Inzicht levert het advies over welk technisch onderdeel nu wel en niet gemeenschappelijk is. Dat advies is daarmee de basis van de nieuwe verdeling van de kosten tussen de VVE Parkeergarage en of VVE Bewonersgarage.
De ALV Koopparkeerplaatsen ging met overweldigende meerderheid akkoord met het advies van de notaris. Wel zijn zoals verzocht twee uitzonderingen gemaakt. Dat betreft de nieuwe speedgates aan de Anne Frankstraat, die de ALV nadrukkelijk toch niet als gemeenschappelijk aanmerkt, omdat de speedgates een "niet-gebruikelijke" investering zijn geweest van alleen Parkeergebouwen (conform het advies van B&D-juristen). Ook de bewakingscamera's (CCTV-installatie) merkt de notaris als gemenschappelijk aan. Echter met Parkeergebouwen is afgesproken dat de leden opnieuw besluiten, of er ook in de bewonersgarage (-1) camerabewaking dient te zijn (zie ook MJOB en begrotingen) en of er dan ook wel of niet gezamenlijk geïnvesteerd en onderhouden wordt.
De ALV ging akkoord met de voorgestelde verhoging van het budget inzake de werkzaamheden van de notaris voor de formalisering van de afspraken met Parkeergebouwen in contracten.
Meerjaren Onderhoudsplan / Begroting
Vervolgens besprak de ALV de nieuwe Meerjaren Onderhoudsbegrotingen (MJOB-en). De ALV ging akkoord met een veel lagere jaarlijkse reservering (ten opzichte van de oorspronkelijke plannen) voor vervanging van de techniek voor zowel de gemeenschappelijke zaken in de VVE Parkeergarage als de eigen zaken in de VVE Bewonersgarage. De ALV besloot tevens dat posten die thuis horen bij de hoogste VVE Markenhoven ingebracht worden in de begroting en ALV daar. Ook besloot de ALV om in 2016 de nieuwe MJOB-structuur vast te laten leggen in nieuwe Meerjaren Onderhoudsplannen.
Herverkiezing kascommissie en verslag 2012-2014
Vervolgens (her-)benoemde de ALV de kascommissieleden. Door hen werd aan de ALV verslag gedaan. Daarop accordeerde de ALV het (mondeling) gegeven advies van de Kascommissie over de jaren 2012-2014.
Vaststellen jaarstukken 2012-2014
De jaarstukken 2012-2014 zijn een uitwerking van het advies van de notaris. De jaarstukken geven inzicht in de kosten die Parkeergebouwen de VVE Parkeergarage en VVE Bewonersgarage in rekening brengt, plus nota’s van derden en de reserveringsposten uit de nieuwe MJOB-en.
De ALV ging met de nu gepresenteerde cijfers akkoord, zodanig dat eventuele correcties hierop worden verrekend in 2015. De ALV stelde daarop de jaarstukken van de verschillende VVE-en vast, waarbij in de VVE Parkeergarage het exploitatiesaldo wordt afgerekend. In de VVE Bewonersparkeergarage besloot de ALV het exploitatiesaldo te reserveren voor de afrekeningen met VVE Parkeergarage en het exploitatiesaldo van de VVE Koopparkeerplaatsen wordt verrekend met de reserve. Daarop verleende de ALV decharge van bestuur voor financieel beleid over de jaren 2012.
Over het voorstel om te berusten in de jaren voor 2012 wenste de ALV nu geen uitspraak te doen. De ALV besloot dat of de nieuwe kostenverhoudingen ook op de kostenverdelingen over de reeds vastgestelde jaren voor 2012 kunnen worden toegepast, afhankelijk te stellen van het onderhandelingsresultaat met Parkeergebouwen.
Begrotingen en bijdrage per 1 januari 2016
Vervolgens werden de begrotingen besproken. Hierbij werd aandacht gevraagd voor het toevoegen van PM posten in zowel de begroting van VVE Parkeergarage en VVE Bewonersgarage. Dat vloeit voort uit het besluit om in 2016 nieuwe Meerjaren Onderhoudsplanen te maken en het advies van de kascie om te komen met een heldere en controleerbare methode voor de meting én verdeling van de kosten van elektriciteitsverbruik (bijvoorbeeld door het plaatsen van extra tussenmeters). De PM posten worden gefinancierd vanuit de reserve.
De ALV ging akkoord met de begroting van de VVE Parkeergarage en daarop met de begroting van de VVE Bewonersgarage, en daarmee met de korting op de toevoeging aan de reservepost en andere (PM-)posten. De ALV besprak nog de optie zonder korting uit de reserve, waardoor de maandelijkse bijdrage naar € 21,24 zou gaan. Die optie werd niet omarmd door de ALV. De ALV ging met ruime meerderheid akkoord met het bestuursvoorstel om de maandbijdrage per 1 januari 2016 vast te stellen op € 16,59. Toen was het al later dan de geplande eindtijd van 22.00 uur.
Verkiezing bestuursleden/wijziging samenstelling
In de lijn van de voorgaande besluiten ging de ALV in overgrote meerderheid akkoord met de decharge van de aftredende bestuursleden, ook voor de boven gelegen VVE-en. Tot de verkiezing van nieuwe bestuursleden is het niet meer gekomen, omdat de ALV vond dat de twee kandidaten niet tijdig bekend zijn gemaakt. Vanwege het overschrijden van de vergadertijd besloot de ALV deze vergadering te sluiten en op een volgende ALV de resterende agendapunten opnieuw te agenderen.
Niet besproken
De ALV is door het schuiven in de agenda niet toegekomen aan het voorstel om de extra kosten van de (opstal)verzekering via de VVE Markenhoven neer te leggen bij de VVE 7 Gebouwen. De schoonmaak is niet aan de orde geweest, evenals de extra toegang voor externen op het Februariplein. Ook het advies van de notaris over de deuren in de garage die behoren tot de VVE Markenhoven dan wel VVE Parkeergarage (noodtrapportalen) is niet expliciet besloten. Wel is daar bij het MJOB en de begroting van VVE Bewonersgarage rekening mee gehouden. Ook de agendapunten over de Motorstallingsplekken, de contracten voor verenigingsbeheer en nieuwe (extra) spaarrekeningen zijn niet behandeld. En uiteraard heeft de ALV geen standpunt ingenomen over het formaliseren van de afspraken met Parkeergebouwen in contracten. Aan die contracten wordt hard aangewerkt, maar zijn dus nog niet gereed.
Notulen
Zodra de notulen gereed zijn, worden deze toegezonden aan de leden van de VVE Koopparkeerplaatsen.
